Nicht nur lesen, sondern mitreden: Warum ein SharePoint Intranet von Beteiligung lebt

Die Geschäftsführung veröffentlicht eine wichtige Neuigkeit im Intranet: eine neue Strategie, ein Rückblick auf das vergangene Quartal, eine Ankündigung zur nächsten Reorganisation. Die Aufrufzahlen sehen gut aus. Darunter bleibt es trotzdem still: kein Kommentar, keine Reaktion, keine Rückfrage. Gelesen wurde die Nachricht vielleicht, beantwortet hat sie niemand. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Intranet, das informiert, und einem Intranet, das lebt.

Viele Intranets bleiben trotz modernem Design und ansprechendem Layout ein digitaler Friedhof: ein Kanal, der ausschließlich von oben nach unten sendet. Wer Mitarbeiter:innen wirklich einbinden möchte, muss aus diesem Einbahnstraßen-Prinzip aussteigen und ihnen Werkzeuge geben, um selbst Stimme zu zeigen, zu reagieren und sich zu vernetzen.

Von der Einbahnstraße zum Netzwerk: Die Bausteine der Beteiligung

Kommentare unter News-Beiträgen, in die Mitarbeiter:innen auch Emojis eintragen können, Communities zu Themen, die sie ohnehin schon beschäftigen, Profile mit Skills und Interessen sowie unkomplizierte Möglichkeiten, eigene Beiträge zu teilen: All das verwandelt das Intranet von einem reinen Sendekanal in einen Ort, an dem Wissen tatsächlich zirkuliert, statt nur abgelegt zu werden.

Echte Beteiligung entsteht dabei nicht durch eine einzelne Funktion, sondern durch das Zusammenspiel mehrerer Faktoren. Mitarbeiter:innen beteiligen sich, wenn sie im Intranet Inhalte finden, die für sie wirklich relevant und aktuell sind. Sie beteiligen sich, wenn die Redaktion nicht nur aus Geschäftsführung und Führungsebene besteht, sondern aus Kolleg:innen der Fachabteilungen, die ihr Wissen bottom-up mit dem Unternehmen teilen. Und sie beteiligen sich, wenn ihre Abteilungen von Beginn an in die Entwicklung mit einbezogen werden: Vorab-Umfragen machen Bedarfe schon vor dem Projektstart sichtbar, Feedback nach dem Go-live fließt konsequent in die Weiterentwicklung ein. Nicht zuletzt braucht es Sicherheit im Umgang mit der Plattform selbst: Schulungen und Coachings nehmen die Berührungsängste, die sonst jede Beteiligung im Keim ersticken. Themenbezogene Austauschräume runden das Bild ab. Dazu gehören etwa Zusammenarbeitskreise einzelner Fachabteilungen oder Redaktionsrunden, in denen sich die Content-Verantwortlichen regelmäßig abstimmen.

Spielregeln und ein guter Start entscheiden über die Beteiligung

Beteiligung entsteht nicht von selbst, nur weil die Funktionen technisch verfügbar sind. Wichtig ist es, bei der Kommunikation im Intranet von Beginn an klare Spielregeln einzuführen. Ein kurzer Knigge, etwa „So kommunizieren wir hier“, nimmt Unsicherheit und schafft eine Kultur, in der sich auch leise Stimmen trauen, sich zu äußern. Führungskräfte sollten dabei als Vorbilder vorangehen: Ihre Sichtbarkeit in Kommentaren hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie schnell sich echte Beteiligung etabliert.

Das gilt besonders für den Auftakt: Ein neuer Zusammenarbeitskreis, eine Gruppe von Menschen, die sich mit einem Thema beschäftigen, teilt schon vor dem offiziellen Start News sowie Dokumente zu diesem Thema. Diese kleine Kerngruppe sollte auch schon Fragen stellen und kommentieren, damit die breite Belegschaft von Anfang an einen lebendigen Ort vorfindet statt einer digitalen Leere.

Beteiligung ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an eine Richtung gibt, eine Struktur, die Mitarbeiter:innen Informationen und Wissen wirklich finden lässt, oder um Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.